Großprojekt an der FH Kufstein Tirol umgesetzt

Jede Hochschule Österreichs ist zur gesetzlichen Meldung der Studierendendaten verpflichtet. Die Meldung geht an die vorgesetzte Behörde: den Bund. Für Fachhochschulen findet der aufwendige Datenprozess jedes halbe Jahr statt. Unternehmerisch betrachtet, ein häufiger Prozess, der durch digitale Automatisierung effizient und Personal-schonend abgewickelt werden kann. So entstand am Kufsteiner Campus - als Digitalisierungsinitiative - ein Meldeprozess auf Knopfdruck. Das Großprojekt konnte punktgenau zum Meldedatum Mitte April realisiert werden.

Zentralisierung der österreichischen Meldedaten für Studierende

Vom Bund wurden die Fachhochschul-Meldedaten bislang immer in einem separaten System erfasst, das auf die FH-spezifische Datenstruktur angepasst war. Ein Pilotprojekt des Bundes hatte nun eine Fusion der ankommenden Daten aus allen Hochschulen zum Ziel, denn bislang befüllen nur Universitäten und pädagogische Hochschulen den sogenannten Datenverbund der Universitäten und Hochschulen (DVUH).

Der DVUH hat über Jahre entwickelte Mehrfachnutzen für Studierende. So gibt es Schnittstellen zur Stipendienstelle, zum Verkehrsverbund und zur HochschülerInnenschaft – Bereiche, in denen die Erstattung von Kosten über einen Nachweis des regulären Studienplatzes vorgenommen wird. Für Studierende bedeutet dies die Reduktion von Behördengängen und den vereinfachten Zugang zu zustehenden Unterstützungsleistungen des Bundes. FH-Studierende profitierten von diesen Vorteilen bislang noch nicht.

FH Kufstein Tirol als erster FH Pilot-Partner erfolgreich

Das Pilotprojekt des Bundes wurde mit drei freiwilligen Pilot-FHs begonnen – zum Abschluss kam bis zum 15. April nur die Kufsteiner FH, als erste Fachhochschule Österreichs. „Wir wollten diese sinnvolle Entwicklung des Bundes mit aller Energie unterstützen. Die Profiteure sind vor allem unserer Studierenden, die so rasch als möglich Zugang zu den Vorteilen erhalten sollten“, so Geschäftsführer Prof. (FH) Dr. Thomas Madritsch.

Die zentrale Aufgabe der IT-Abteilung in Kufstein war, die bestehende „Knopfdruck“-Datenmeldung an den DVUH anzupassen. „Die Systemanpassungen mussten sowohl im DVUH als auch an den FH-Systemen vorgenommen werden, damit jedes einzelne Feld die geforderten und korrekten Daten enthält und das bei tausenden von Feldern. Ein hochkomplexes Puzzle, das Teil für Teil zusammengebaut wurde“, erklärt IT-Leiter Sebastian Danninger, MA. Dies nahm von Seiten der Fachabteilung viel Entwicklungszeit in Anspruch, gesamt ein Personenjahr an Arbeitskraft.

Rasche Umsetzung im Sinne der eigenen Studierenden

Die Beteiligung als Pilot-FH, war für die Kufsteiner Hochschule unumstritten, bot sie doch den Vorteil ihre Studierenden rasch von bürokratischen Prozessen zu befreien. Zudem trug die rasche Abwicklung dazu bei wieder ein „Knopfdruck-System“ für die Meldepflicht zu etablieren und langwierige Umstellungen mit erhöhtem Personaleinsatz zu vermeiden.

„Der bestehende DVUH musste in vielen Bereichen an die FH-Struktur angepasst werden. Die FH Kufstein Tirol hat bei der Implementierung sowie der Qualitätssicherung eine Vorreiterrolle übernommen und ihr technisches Know-how unter Beweis gestellt“, so der verantwortliche Projektleiter des Bundesministeriums für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF), MinR Heinz Spitzer. „Die Integration in den DVUH ist für den gesamten FH-Sektor ein Gewinn, insbesondere für die Studierenden dieser Bildungseinrichtungen.“ 

IT-Abteilung der FH Kufstein Tirol

Angesiedelt an einem Campus, der seit langen Jahren ExpertInnen in IT-Berufen ausbildet, kann die IT-Abteilung der Kufsteiner Fachhochschule auf große Ressourcen zurückgreifen. „Die Abteilung besteht zu 80% aus AbsolventInnen oder berufsbegleitenden Studierenden des Hauses. Das spricht für die sehr gute IT-Ausbildung der Studiengänge* sowie auch die starke Umsetzungskompetenz, die im Studium erworben und in der praktischen Anwendung deutlich sichtbar wird“, bestätigt Danninger die Qualität seines Teams.

_{*) Berufsbegleitende IT-Studiengänge der FH Kufstein Tirol: Master Web Communication & Information Systems sowie Master Data Science & Intelligent Analytics}